Qué documentación hace falta para presentarse a una licitación

La pregunta «¿qué papeles hay que entregar?» tiene una respuesta que sorprende a quien licita por primera vez: al presentar la oferta, muy pocos. La montaña de documentos llega después, y solo si ganas.

Entender ese reparto en dos tiempos es lo que evita el error más caro de todos: empezar a pedir certificados el último día, o descubrir el día del requerimiento que un documento tarda tres semanas en llegar.

Las dos entregas

La declaración responsable y el DEUC

El artículo 140 de la Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (LCSP) establece que, en el procedimiento abierto, las proposiciones irán acompañadas de una declaración responsable ajustada al formulario del documento europeo único de contratación (DEUC), firmada e identificada, en la que el licitador manifieste:

1. Que la sociedad está válidamente constituida, que su objeto social le permite presentarse y que quien firma tiene la representación debida.
2. Que cuenta con la clasificación exigida o que cumple los requisitos de solvencia económica, financiera y técnica o profesional.
3. Que no está incursa en prohibición de contratar, ni por sí misma ni por extensión.
4. Una dirección de correo electrónico para notificaciones, que debe ser «habilitada» cuando el órgano haya optado por notificar así.

Ese último punto parece menor y no lo es: si las notificaciones van a una dirección habilitada y nadie la revisa, el requerimiento de documentación se puede dar por notificado mientras tu equipo espera un correo que no llega a su bandeja habitual.

Qué más acompaña a la oferta

• Garantía provisional, solo en los casos en que el pliego la exija: se aporta el documento acreditativo de haberla constituido (art. 140.1.d).
• Un DEUC por cada empresa a cuya solvencia se recurra (art. 140.1.c) y el compromiso escrito de esas entidades.
• En UTE, un DEUC por cada empresa más el compromiso de constituir la unión temporal (art. 140.1.e).
• La oferta propiamente dicha, en el número de sobres o archivos que indique el pliego, con los modelos de anexo que sean obligatorios.

El requerimiento: diez días hábiles

El artículo 150.2 de la LCSP es el que marca el ritmo. Una vez clasificadas las ofertas y aceptada la propuesta, se requiere a quien ha presentado la mejor oferta para que, dentro del plazo de diez días hábiles a contar desde el siguiente a la recepción del requerimiento, presente la documentación justificativa de lo que declaró, tanto la suya como la de las empresas a cuyas capacidades recurra.

Lo que se pide en ese momento suele incluir:

• Escritura de constitución y poderes del firmante, con su bastanteo si el pliego lo exige.
• Alta y último recibo del IAE, o declaración de exención.
• Certificados de estar al corriente con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social.
• Documentación de solvencia económica y técnica.
• Garantía definitiva.
• Acreditación de los medios que se comprometió a adscribir.
• Póliza de responsabilidad civil y justificante de pago, si se exige.

Cómo se acredita la solvencia

Los artículos 86 a 90 de la LCSP definen los medios admisibles. El pliego elige entre ellos, y solo puede pedir los que haya anunciado:

Si el requisito te queda grande, antes de descartar conviene leer cómo se acredita la solvencia y comprobar si es proporcionado, con el método de las cinco pruebas.

Cuando la solvencia no es toda tuya

El artículo 75 de la LCSP permite recurrir a las capacidades de otras entidades. Su apartado 2 exige demostrar que vas a disponer de esos recursos mediante el compromiso por escrito de dichas entidades. No basta con nombrarlas.

El artículo 76.2 regula el otro compromiso: el de adscribir medios personales o materiales a la ejecución. Y añade algo que conviene leer dos veces: esos compromisos se integran en el contrato y los pliegos deben atribuirles el carácter de obligaciones esenciales.

Dicho de otro modo: el equipo que pongas en la oferta es el equipo que te van a exigir después. La otra vía es concurrir en UTE, con sus propias reglas.

El abierto simplificado funciona distinto

El artículo 159 de la LCSP cambia tres cosas importantes:

• ROLECE obligatorio. Todos los licitadores deben estar inscritos en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público —o en el registro autonómico cuando proceda— en la fecha final de presentación de ofertas. También se admite acreditar que la solicitud se presentó antes de esa fecha, con el acuse de recibo y una declaración responsable.
• Sin garantía provisional. No procede constituirla.
• Declaración propia, no DEUC. El modelo de oferta anexo al pliego recoge la declaración responsable sobre representación, solvencia, autorizaciones y ausencia de prohibición de contratar.

Y el plazo del requerimiento se acorta: en el simplificado son siete días hábiles para constituir la garantía definitiva y acreditar los medios comprometidos.

La inscripción en el ROLECE no es inmediata. Está explicada en DEUC y ROLECE.

Qué se puede subsanar y qué no

La regla que se repite en la práctica administrativa es sencilla de enunciar: se subsana la forma, no el fondo. Un certificado que existía y no se adjuntó suele poder aportarse; una solvencia que no se tenía el día del cierre no se adquiere después.

Tampoco es subsanable, por regla general, lo que afecta al contenido de la oferta: incluir en el sobre técnico datos que permitan deducir el precio, superar un límite de extensión o no usar el modelo obligatorio son defectos que muchos pliegos tratan directamente como causa de exclusión.

El artículo 150.2 añade una consecuencia expresa: si no se cumplimenta adecuadamente el requerimiento en plazo, se entiende que el licitador ha retirado su oferta.

Checklist para no llegar tarde

Preguntas frecuentes

¿Qué documentación hay que presentar con la oferta?

En el procedimiento abierto, una declaración responsable ajustada al formulario del DEUC, firmada, más la oferta en los sobres que indique el pliego. Se añade el documento de la garantía provisional si se exige, un DEUC por cada empresa a cuya solvencia se recurra y, en UTE, un DEUC por empresa junto al compromiso de constituirla. Lo fija el artículo 140 de la LCSP.

¿Cuándo hay que entregar los certificados y la solvencia?

Solo si tu oferta resulta la mejor. El artículo 150.2 de la LCSP da un plazo de diez días hábiles desde el día siguiente a la recepción del requerimiento para presentar la documentación justificativa. En el procedimiento abierto simplificado el plazo es de siete días hábiles.

¿Qué es el DEUC?

Es el documento europeo único de contratación: un formulario normalizado de declaración responsable con el que el licitador afirma que cumple los requisitos de capacidad, solvencia y ausencia de prohibiciones, sin aportar todavía la prueba documental. Se regula en el artículo 141 de la LCSP y sustituye a la aportación anticipada de certificados.

¿Qué pasa si no presento la documentación en plazo?

El artículo 150.2 de la LCSP establece que, de no cumplimentarse adecuadamente el requerimiento en el plazo señalado, se entenderá que el licitador ha retirado su oferta. El procedimiento continúa con el siguiente clasificado.

¿Es obligatorio estar inscrito en el ROLECE?

No en todos los procedimientos, pero sí en el abierto simplificado: el artículo 159.4.a) de la LCSP exige la inscripción en el ROLECE, o en el registro oficial autonómico cuando proceda, en la fecha final de presentación de ofertas. Se admite también acreditar que la solicitud de inscripción se presentó antes de esa fecha, aportando el acuse de recibo y una declaración responsable.

¿Puedo usar la solvencia de otra empresa?

Sí, con condiciones. El artículo 75 de la LCSP permite recurrir a las capacidades de otras entidades, pero exige demostrar que se va a disponer de esos recursos mediante el compromiso por escrito de dichas entidades, y cada una debe presentar su propia declaración responsable.

¿Se pueden subsanar los errores en la documentación?

Los defectos formales suelen poder subsanarse; los de fondo, no. Aportar un documento que existía y no se adjuntó es distinto de acreditar una solvencia que no se tenía al cierre del plazo. En cuanto al contenido de la oferta, muchos pliegos tratan como causa de exclusión no usar el modelo obligatorio, superar los límites de extensión o incluir datos del precio en el sobre técnico.

Conclusión

La documentación de una licitación no es un trámite del final: es una cuenta atrás que empieza cuando te avisan de que has ganado. Diez días hábiles bastan de sobra si los papeles ya existen, y no alcanzan si hay que pedirlos.

Tener la carpeta viva —certificados en vigor, poderes vigentes, ROLECE al día y la relación de trabajos escrita— convierte el requerimiento en un envío de correo. Lo demás es decidir bien a qué presentarse, que es otra conversación.